Identifizierungspflicht nach GwG: Der Leitfaden, der Sie vor empfindlichen Bußgeldern schützt
Die Identifizierungspflicht ist kein bürokratisches Ärgernis, sondern das Fundament der Geldwäscheprävention in Deutschland. Wer seine Geschäftspartner nicht oder nur unzureichend prüft, riskiert nicht nur hohe Strafen, sondern macht sich unter Umständen zum unfreiwilligen Helfer krimineller Machenschaften. Dieser Leitfaden zeigt Ihnen präzise, wie Sie die Anforderungen des Geldwäschegesetzes (GwG) korrekt umsetzen und Ihr Unternehmen wirksam schützen.
[ads_custom_box title=“Auf einen Blick“ color_border=“#d8912b“] * Was ist das? Die Pflicht zur Feststellung und Überprüfung der Identität von Vertragspartnern und wirtschaftlich Berechtigten.* Wen betrifft es? Alle nach § 2 GwG Verpflichteten, wie Banken, Versicherer, Immobilienmakler, Güterhändler und viele weitere Branchen.
* Wann ist zu prüfen? Insbesondere bei Begründung einer Geschäftsbeziehung, bei Transaktionen ab 10.000 € außerhalb einer Geschäftsbeziehung oder bei Verdacht auf Geldwäsche.
* Was ist das Ziel? Transparenz zu schaffen, illegale Finanzströme aufzudecken und die Integrität des Finanzsystems zu sichern.
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Was genau bedeutet Identifizierungspflicht nach dem GwG?
Die Identifizierungspflicht ist eine der zentralen allgemeinen Sorgfaltspflichten, die das Geldwäschegesetz (GwG) vorschreibt. Sie verlangt von bestimmten Unternehmen und Berufsgruppen, die Identität ihrer Vertragspartner zweifelsfrei festzustellen und zu überprüfen. Ziel ist es, zu wissen, mit wem man Geschäfte macht („Know Your Customer“).
Dabei wird zwischen zwei Ebenen unterschieden:
- Die Identifizierung des Vertragspartners: Das ist die Person oder das Unternehmen, mit dem Sie direkt den Vertrag schließen.
- Die Feststellung des wirtschaftlich Berechtigten: Das ist die natürliche Person, die letztlich hinter einem Unternehmen oder einer Transaktion steht und diese kontrolliert oder von ihr profitiert. Die Ermittlung des wirtschaftlich Berechtigten ist oft der komplexere, aber entscheidende Teil der Prüfung.
Wer unterliegt der Identifizierungspflicht?
Der Kreis der GwG-Verpflichteten ist breit gefächert und wird stetig erweitert. Zu den wichtigsten Gruppen gehören:
- Kreditinstitute und Finanzdienstleister
- Versicherungsunternehmen
- Rechtsanwälte, Notare und Steuerberater
- Wirtschaftsprüfer und vereidigte Buchprüfer
- Immobilienmakler
- Güterhändler (insbesondere bei Barzahlungen ab 10.000 Euro)
- Veranstalter und Vermittler von Glücksspielen
Wenn Sie zu einer dieser Gruppen gehören, müssen Sie den KYC-Prozess (Know Your Customer) fest in Ihre Betriebsabläufe integrieren.
Schritt-für-Schritt: So erfüllen Sie die Identifizierungspflicht korrekt
Ein strukturierter Prozess ist unerlässlich, um alle gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Gehen Sie dabei wie folgt vor:
Schritt 1: Identifizierung natürlicher Personen
Bei natürlichen Personen erfolgt die Überprüfung anhand eines gültigen und amtlichen Lichtbildausweises. Zu den zu erhebenden Daten gehören:
- Vollständiger Name
- Geburtsort und Geburtsdatum
- Staatsangehörigkeit
- Anschrift
Meiner Erfahrung nach ist die häufigste Fehlerquelle die unvollständige Erfassung der Anschrift oder die Akzeptanz abgelaufener Dokumente. Bestehen Sie immer auf ein gültiges Originaldokument.
Schritt 2: Identifizierung juristischer Personen
Bei Unternehmen oder anderen juristischen Personen müssen Sie deren Existenz und Vertretungsberechtigung prüfen. Dies geschieht durch einen Auszug aus dem Handels-, Genossenschafts- oder Vereinsregister. Erhoben werden müssen:
- Firma, Name oder Bezeichnung
- Rechtsform
- Registernummer (falls vorhanden)
- Anschrift des Sitzes
- Namen der Mitglieder des Vertretungsorgans
Schritt 3: Dokumentation und Aufbewahrung
Die erhobenen Angaben und Kopien der vorgelegten Dokumente müssen Sie für die Dauer von fünf Jahren aufbewahren. Diese Dokumentation ist bei Prüfungen durch die Aufsichtsbehörde, wie die BaFin, vorzulegen. Eine saubere und lückenlose Dokumentation ist Ihr wichtigster Schutz.
Vereinfachte vs. Verstärkte Sorgfaltspflichten
Das GwG ist risikobasiert. Das bedeutet, dass der Umfang Ihrer Prüfungen vom jeweiligen Geldwäscherisiko abhängt. In Fällen mit geringem Risiko (z. B. bei bestimmten Finanzprodukten mit geringen Volumina) können vereinfachte Sorgfaltspflichten gelten. Bei hohem Risiko, etwa bei politisch exponierten Personen (PEPs) oder Geschäftsbeziehungen mit Bezug zu Hochrisikoländern, sind verstärkte Sorgfaltspflichten anzuwenden.
Grundlage für diese Entscheidung ist immer eine sorgfältig durchgeführte Risikoanalyse für Ihr gesamtes Unternehmen sowie für die einzelne Geschäftsbeziehung. Die BaFin stellt hierfür detaillierte Auslegungs- und Anwendungshinweise zur Verfügung, die als Standard für die Branche gelten.
Aus meiner Sicht ist eine sauber dokumentierte Risikoanalyse der entscheidende Hebel, um bei einer Prüfung durch die Aufsichtsbehörde sicher dazustehen und die Angemessenheit der eigenen Maßnahmen belegen zu können.
Konsequenzen bei Missachtung: Mehr als nur ein Bußgeld
Verstöße gegen die Identifizierungspflicht sind keine Kavaliersdelikte. Die drohenden GwG-Bußgelder können empfindlich hoch ausfallen und für Unternehmen existenzbedrohend sein. Darüber hinaus kann die Aufsichtsbehörde bestandskräftige Maßnahmen und Bußgeldentscheidungen veröffentlichen („naming and shaming“), was zu einem erheblichen Reputationsschaden führt. Im schlimmsten Fall droht sogar der Entzug der Geschäftserlaubnis.
Fazit: Identifizierungspflicht als aktiver Schutzschild
Die Identifizierungspflicht nach dem GwG ist weit mehr als eine lästige Pflicht. Sie ist ein entscheidendes Instrument, um Ihr Unternehmen, Ihre Mitarbeiter und das gesamte Finanzsystem vor kriminellen Aktivitäten zu schützen. Der Schlüssel zum Erfolg liegt in einem dreifachen Ansatz: die Regeln zu verstehen, sie in klaren Prozessen umzusetzen und diese Umsetzung lückenlos zu dokumentieren. So wird aus der Pflicht ein starker Schutzschild für Ihr Geschäft.
Häufig gestellte Fragen
Muss ich Stammkunden immer wieder identifizieren?
Nein, eine einmalige Identifizierung bei Begründung der Geschäftsbeziehung ist ausreichend. Sie müssen die Daten jedoch aktuell halten und bei wesentlichen Änderungen oder erneutem Verdacht eine Aktualisierung vornehmen.
Was ist der Unterschied zwischen Identifizierung und Verifizierung?
Identifizierung ist das Erheben der Kundendaten (z.B. Name, Geburtsdatum). Verifizierung ist die Überprüfung dieser Daten anhand eines gültigen, unabhängigen Dokuments wie einem Personalausweis.
Reicht eine Kopie des Ausweises?
In der Praxis hat sich immer wieder gezeigt, dass eine reine Kopie ohne persönliche Einsichtnahme in das Originaldokument nicht ausreicht. Die Verifizierung muss anhand des Originals oder durch ein gleichwertiges Verfahren wie Video-Ident oder eID erfolgen.
Was passiert, wenn der Kunde die Identifizierung verweigert?
Wenn ein Kunde oder potenzieller Kunde die erforderlichen Informationen nicht bereitstellt, dürfen Sie die Geschäftsbeziehung nicht begründen oder fortführen. Zudem müssen Sie prüfen, ob eine Verdachtsmeldung wegen Geldwäsche an die FIU abzugeben ist.
Welche Rolle spielt der Geldwäschebeauftragte?
Der Geldwäschebeauftragte ist für die Umsetzung und Überwachung der GwG-Pflichten im Unternehmen verantwortlich. Er ist der zentrale Ansprechpartner für die Geschäftsleitung, Mitarbeiter und die Behörden in allen Fragen der Geldwäscheprävention.
